Guide de l’outil « stage »

L’outil « stage » doit être utilisé par tous les stagiaires inscrits sur la liste des stagiaires et par leurs maîtres de stage.

En tant que maître de stage, vous pouvez utiliser l’outil pour vous tenir informé du déroulement du stage de votre stagiaire. Ainsi, il vous est loisible de consulter son agenda, sans pouvoir y apporter de modifications. A noter qu'en cas de rupture de la convention de stage, vous n'y aurez plus accès. Par ailleurs, vous devez compléter 5 formulaires d'évaluation en ligne durant le stage. Pour le reste, vous n’avez pas d’autres obligations à remplir dans l’outil « stage ». Néanmoins, cet outil contient bien sûr une multitude d'informations pouvant aussi vous être utiles. Prenez donc l’habitude de vous connecter régulièrement (au moins une fois par mois, voire chaque semaine) afin de ne pas avoir de mauvaise surprise et de rester informé.

Le stagiaire doit utiliser de manière plus active l’outil « stage ». Vous devez tenir à jour votre agenda en y renseignant toutes vos activités de stage de façon précise, en y joignant suffisamment de documents. Nous vous demandons également, au cours de votre stage, de compléter 5 formulaires d'évaluation en ligne. Comme vous devez compléter chaque journée de stage, selon toute vraisemblance vous vous connecterez très régulièrement à votre outil. Cette procédure ne vous prendra pas beaucoup de temps et peut être réalisée à n’importe quel moment de la journée ou de la semaine.

L’outil se compose de trois grandes parties:

1. le statut du stage : vous pouvez y consulter, en un coup d'œil, toutes les informations intéressantes à propos du stage.
2. l’agenda : vous y enregistrez toutes vos activités de stage et ajoutez des annexes illustrant votre intervention personnelle en tant que stagiaire.
3. les auto-évaluations : à 5 reprises au cours du stage, il est demandé au stagiaire et au maître de stage d'évaluer brièvement la période de stage écoulée.

Afin de vous aider à utiliser correctement l’outil « stage » et à respecter vos obligations dans ce cadre, l’outil vous envoie régulièrement des messages ou des courriels. C’est de cette manière que nous vous informons qu’un nouveau formulaire d'évaluation est disponible ou que nous vous rappelons que l’agenda doit être régulièrement complété. En tant que stagiaire, vous recevrez par exemple ce type de message si vous n’avez pas complété votre agenda depuis un certain temps. Si vous rectifiez rapidement la situation, vous ne recevrez plus de rappel. Par contre, si vous ne faites pas le nécessaire, votre maître de stage recevra également un message l'informant de l'état de votre dossier. En effet, le suivi de votre stage par le biais de l’outil « stage » constitue une obligation : à défaut, le stage ne pourra pas être clôturé. Les messages intégrés permettent donc de tout suivre en temps voulu et de veiller à ce que le stage se déroule le mieux possible. 

Attention : le stagiaire qui, malgré ces messages et ces courriels, ne complète toujours pas son agenda et/ou ne respecte pas les autres obligations inhérentes à l’outil « stage » (annexes à télécharger et formulaires d'évaluation à compléter) risque d'être convoqué devant la Chambre exécutive de l’IPI afin de s'expliquer. Le cas échéant, cette dernière pourra prendre des mesures quant à la suite du stage. En effet, l’utilisation de l’outil « stage » est obligatoire pour le stagiaire et le maître de stage.

Nous avons également ajouté, çà et là, des informations supplémentaires dans l’outil. Vous pouvez consulter ces informations en pointant le curseur sur les symboles « i » ou en cliquant sur ces symboles si vous utilisez une tablette.

Le statut du stage donne un aperçu de votre dossier, tel un aperçu, et répond à des questions telles que « Où en suis-je dans mon stage ? », « Que dois-je encore faire pour pouvoir clôturer mon stage ? », « Combien de temps me reste-t-il pour terminer mon stage et passer le test d’aptitude ? ».

Dans le statut du stage, vous retrouvez un état des lieux des points suivants:

Le timing

Vous retrouvez sur une ligne du temps la date de votre inscription à la liste des stagiaires, le nombre d'auto-évaluations déjà complétées et le délai impératif dans lequel vous devrez avoir rempli toutes les formalités inhérentes à votre stage (y compris la réalisation du test d’aptitude écrit et oral !).

Les documents à télécharger

Au cours de votre stage, vous devez nous fournir un certain nombre de documents. Concrètement, il s’agit des documents suivants:

1. La convention de stage. Vous nous l’avez déjà remise dans votre dossier d’inscription. Les stagiaires et les maîtres de stage peuvent toujours retrouver ici la dernière version de la convention approuvée par l’IPI. Si une modification est apportée à la convention, il convient toujours d’en informer la Chambre exécutive en transmettant un avenant à la convention de stage qui sera ensuite soumis à son approbation. Ce document peut être envoyé par mail, mais ne doit en aucun cas être téléchargé dans l'outil de stage.
2. Attestation d’indépendant (fin du stage). Chaque stagiaire nous a déjà transmis cette attestation dans son dossier d'inscription. Néanmoins, nous vous redemandons à la fin du stage de prouver que vous avez bien effectué votre stage sous le statut d'indépendant. Pour ce faire, vous pouvez nous transmettre une nouvelle attestation par cette voie (au plus tôt trois mois avant la fin de votre stage).
3. Factures. Dès que vous avez introduit toutes les factures de stage dans l’outil « stage » et rempli toutes les autres conditions du stage, le service stage examine notamment les factures que vous avez introduites. Si tout est en ordre, nous les validons et la petite barre correspondant aux « factures » devient verte. Pour rappel, vous devez facturer vos prestations à votre maître de stage mensuellement au prorata des heures prestées.

Les activités de stage dans votre agenda

Vous pouvez y vérifier, en un coup d'œil, le nombre d’heures d’activités de stage déjà enregistrées, le nombre de jours de stage déjà effectués, si la durée minimum de votre stage (1 an) est déjà atteinte et si vous n’avez pas encore atteint la date de fin ultime de votre statut. Le nombre d’annexes que vous avez ajoutées ou devez encore ajouter pour illustrer vos activités est également indiqué ici. Vous y retrouverez aussi, par thème, des informations supplémentaires via les symboles « i ». 

Auto-évaluations

Dans cette partie, vous pouvez vérifier si vous avez déjà complété toutes les auto-évaluations en attente. Au total, vous devez remplir 5 formulaires d'évaluation pendant votre stage, soit un tous les 40 jours de stage enregistrés (tous les 20 jours de stage enregistrés pour un stage secondaire). Les formulaires d'évaluation doivent être complétés à la fois par le stagiaire et par le maître de stage. Lorsqu’un nouveau formulaire est disponible, vous recevez un message dans l’outil. Dès que les 5 évaluations ont été complétées, la petite barre à gauche devient verte. Dans la partie « Évaluations » de ce guide, vous trouverez davantage d’explications sur le comment et le pourquoi de ces évaluations.

E-learning

Vous trouverez dans cette FAQ les modules que vous devez suivre en tant que stagiaire. Dès que vous aurez suivi tous les modules obligatoires, la petite barre à côté du point « e-learning » deviendra verte. Vous saurez ainsi que vous avez rempli cette obligation, qui est indispensable pour pouvoir clôturer le stage.

Cotisation

Bien entendu, nous attendons de chaque stagiaire (et de chaque agent immobilier titulaire) qu’il soit en ordre de cotisation IPI. Veillez donc à effectuer le paiement en temps voulu. Celui qui ne paie pas sa cotisation ne sera pas admis au test d’aptitude pratique de fin de stage.

Tous les éléments énumérés ci-dessus sont des conditions à remplir pour pouvoir clôturer le stage. Si tout est en ordre et si toutes les barres sont vertes, vous pouvez désormais clôturer votre stage. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton (devenu bleu) qui se trouve en haut de la page sous « Statut du stage ». Ce faisant, vous demandez l’autorisation de passer le test d’aptitude. Nous recevons un message dès que vous cliquez sur ce bouton et vérifions si les conditions sont remplies. 

L’agenda permet d’enregistrer toutes les activités réalisées dans le cadre du stage, ce qui nous donne un aperçu du déroulement du stage. Les maîtres de stage ont également accès à l’agenda de leur(s) stagiaire(s). Pour eux aussi, il s’agit d’un moyen de superviser le stage. Par contre, les maîtres de stage ne peuvent pas ajouter ou modifier des informations dans l’agenda.

Nous attendons de chaque stagiaire qu’il complète scrupuleusement son agenda dès le début du stage et avec si possible un maximum de détails. Vous pouvez enregistrer maximum 16 heures de travail sur une journée sachant que le nombre d’heures maximum effectivement pris en compte par jour s’élève à 7,5. En d’autres termes, si vous enregistrez 7 heures le lundi et 9 heures le mardi, 14,5 heures seront comptabilisées (7 + 7,5). Pas de panique si, parfois, vous n’avez pas la possibilité de compléter votre agenda le jour-même : le système permet d’ajouter et de modifier des informations pour les jours qui précèdent. Il va de soi que l’objectif n’est pas de rester des semaines sans compléter l’agenda.

Comment procéder ? Vous indiquez la durée de votre activité et décrivez son contenu le plus précisément possible. Si possible, vous illustrez votre intervention personnelle dans cette activité en ajoutant une annexe. Les annexes ne peuvent pas dépasser plus de 10 Mo et peuvent être téléchargées aux formats .pdf, .jpg et .png. Il n’est pas possible de joindre des fichiers .zip. À la fin de votre stage, vous devez avoir téléchargé au moins 35 documents. L’idéal est de veiller à ce que les deux barres progressent de façon simultanée:

De nombreux documents peuvent illustrer votre intervention et donc servir d’annexes. Pour vous aider, nous avons établi des listes non exhaustives. Vous les trouverez dans cet article.

Seules les activités réalisées dans le cadre de votre stage d’agent immobilier peuvent être enregistrées comme « activités ». Il est envisageable, bien entendu, que l’on vous confie un certain nombre d’autres tâches n’entrant pas en considération pour votre stage. Il peut s’agir par exemple de tâches à effectuer dans le cadre d'une promotion immobilière. Il n’est pas interdit de réaliser ces tâches ni d’être payé pour ce faire par votre maître de stage, mais elles ne sont simplement pas prises en compte pour votre stage. Ces activités peuvent être enregistrées dans votre agenda dans la rubrique « Autres ».

Les jours de maladie ou de congé doivent également être enregistrés dans votre agenda.

Attention : si vous êtes en maladie de longue durée ou si vous voulez interrompre temporairement votre stage pour une autre raison, prenez contact avec l’IPI pour demander une suspension temporaire de votre stage. La simple indication d’une maladie dans votre agenda ne suffit pas ! Lorsqu’une telle demande est approuvée, la durée maximale du stage est prolongée à raison de la durée de la suspension autorisée, ce qui vous laisse suffisamment de temps pour clôturer votre stage et passer le test d’aptitude.

Nous demandons à chaque stagiaire et maître de stage de compléter un formulaire d'auto-évaluation tous les 40 jours de stage enregistrés (20 s’il s’agit d'un stage secondaire). L’outil vous envoie également un message lorsqu’un nouveau formulaire d'auto-évaluation est à compléter.

L’objectif, en remplissant ces évaluations, consiste avant tout à déterminer si votre stage est suffisamment varié. Complétez ces formulaires en temps voulu et en toute sincérité. C’est la seule manière de savoir, après un certain temps, quels aspects doivent être davantage travaillés durant votre stage.

L’objectif n’est donc pas que le maître de stage évalue le stagiaire, ni inversement. Les deux évaluent eux-mêmes le stage. Dans ce formulaire d’évaluation, nous demandons si un certain nombre d’aspects de la profession d’agent immobilier ont été souvent ou rarement abordés pendant la période de stage écoulée de 40 (ou 20) jours. Si, en tant que maître de stage ou en tant que stagiaire, vous constatez qu’un aspect de la liste est pour le moment négligé, le formulaire d'évaluation constitue le point de départ idéal pour une discussion entre vous. 

Le stagiaire et le maître de stage ne peuvent pas consulter leurs formulaires d’auto-évaluation respectifs. Ils ne servent qu’à un exercice de réflexion personnelle. Si votre maître de stage ou votre stagiaire a déjà complété le formulaire d'évaluation, vos réponses sont cochées.

Nous demandons aux stagiaires, en plus de l'évaluation des tâches effectuées, de décrire également un défi rencontré pendant le stage et d’expliquer comment ce défi a été relevé. Il peut s’agir d'un problème juridique examiné, mais aussi de la description de l’approche concrète dans le cadre de la constitution d’un dossier de vente. La réponse à cette question nous donne également un meilleur aperçu du déroulement du stage.

Bonne chance !

Le Service stage

Vous avez encore des questions sur l’utilisation de l’outil « stage » ? Envoyez un courriel à l’adresse info@ipi.be. Nous veillerons à vous répondre rapidement et nous nous baserons sur votre expérience pour étoffer encore ce guide.