Pendant le stage : quelles informations compléter dans votre agenda de stage et quels cours suivre ?

Voici quelques exemples à titre purement informatif. Cette liste n’est certainement pas exhaustive : il existe encore bien d’autres documents à charger. 

Exemples/conseils pour les courtiers 

Avez-vous effectué des recherches dans le cadre de la mise en vente ou en location d'un bien ? Dans ce cas, dès que vous recevez l’un des documents que vous avez demandés ou établis (PEB, matrice cadastrale, détermination de valeur, attestation de sol, certificat de contrôle de l’installation électrique...), vous pouvez le charger en tant qu’annexe pour cette activité. S’il en découle un contrat de vente ou de location, vous pouvez alors ajouter un nouveau thème dans votre agenda avec ce document en annexe. Peut-on joindre à un sujet d’agenda portant sur la mise en vente d'un bien une photo de ce bien ? Absolument. Mais il ne faut pas en charger 5.  

Des échanges de courriels peuvent également être joints pour étayer votre activité. Il peut s’agir d’échanges entre le stagiaire et le maître de stage, mais aussi entre le stagiaire et le locataire/l’acquéreur/le notaire...  

Si vous déclarez simplement que vous avez consacré quelques heures au travail administratif et à l’échange de courriels, cela ne nous en dit pas assez sur vos actions concrètes. Ce n’est donc pas suffisant à nos yeux. Il convient au moins d’y ajouter un peu plus de détails sur ce que vous avez fait exactement, sur les biens concernés. Vous devez également joindre une annexe clarifiant une partie de vos tâches durant cette période. 

Exemples/conseils pour les syndics 

Bien sûr, quelques documents à charger sont évidents : un PV rédigé (entre autres) par vous d’une assemblée générale ou les informations que vous fournissez au notaire dans le cadre d’une vente. Mais les documents que vous avez établis en préparation d’une AG, les recherches que vous avez effectuées à la demande de copropriétaires et l’échange de courriels à ce sujet, la communication avec des fournisseurs ou notaires, etc. y ont également leur place.  

La communication menée dans le cadre de la gestion financière, technique et administrative des résidences que vous avez dans votre portefeuille (en partie) est également bienvenue. 

Si votre agence de stage est désignée comme nouveau syndic dans une résidence et si vous avez été impliqué dans cette désignation, vous pouvez charger des documents démontrant votre implication et, bien entendu, le contrat conclu avec l’AC. 

En tant que stagiaire, vous pouvez lancer vos propres activités en dehors du bureau de votre maître de stage. Mais attention, ces activités n’entrent pas en ligne de compte pour votre stage et ne peuvent donc pas être ajoutées à votre journal de stage. Si vous mettez en place vos propres activités, faites-le en concertation avec le maître de stage (ou tout au moins informez le à ce sujet), afin d'éviter tout malentendu ou litige ultérieur.

Certains documents peuvent contenir des données à caractère personnel. Il s’agit de toutes les données pouvant être reliées à une personne (nom mais aussi adresse, adresse e-mail, numéro de compte...). 

Pour ce faire, vous devez tenir compte d’un certain nombre de règles contenues dans le RGPD. Voici ce que cela signifie concrètement pour vous en tant que stagiaire : 

1) vous devez informer l’intéressé de la mention de ses données personnelles dans votre outil de stage. Le plus simple, pour ce faire, est de reprendre une mention de la politique de confidentialité de votre agence de stage informant l’intéressé de l’utilisation possible de ses données personnelles dans l’outil de stage (et, par conséquence, lors du test d’aptitude oral à l’IPI). 

2) vous devez prévoir une procédure pour les personnes désirant s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles. N’oubliez donc pas de mentionner dans la politique de confidentialité l’adresse e-mail à laquelle les personnes concernées peuvent envoyer leurs objections éventuelles. 

3) vous devez tenir compte de la mention éventuelle de catégories particulières de données à caractère personnel. Il s’agit des données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale. Cela concerne aussi par ailleurs les données génétiques, les données biométriques et les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Le traitement de ce type de données est interdit, sauf si vous obtenez l’autorisation explicite de l’intéressé. Prenons l’exemple d'une personne souffrant d’un handicap, qui veut solliciter votre aide pour trouver une maison en location adaptée à ses besoins. 

Vous avez commencé votre stage avant 2019 ? Alors, vous n’utilisez l’outil de stage. Vous établissez dans ce cas deux rapports de stage (avec les documents correspondants) à propos du stage effectué.

Vous envoyez un premier rapport de stage par courrier après 2 mois et le deuxième à l’issue de votre stage. Il n’y a pas de nombre minimum de documents, mais nous demandons tout de même de limiter chaque rapport à un classeur maximum, table des matières comprise. Joignez au premier et au deuxième rapport vos factures ou vos notes d’honoraires. Annexez également au deuxième rapport de stage une attestation récente (datant de maximum 3 mois) de la caisse d’assurance sociale démontrant que vous êtes indépendant ainsi que le formulaire d'évaluation de votre maître de stage. Enfin, vous devez fournir les attestations des cours d’e-learning que vous avez suivis.

Afin de faciliter autant que possible le traitement de votre dossier, nous vous demandons de tenir compte des points d’attention suivants. Veillez à ce que votre rapport de stage démontre votre intervention personnelle en tant que stagiaire. Pour ce faire, vous pouvez par exemple joindre à votre dossier une version imprimée de votre agenda électronique ou d'échanges de courriels avec votre maître de stage, des clients ou autres (notaire, comptable, fournisseurs...). Voici quelques autres documents sur lesquels peut figurer votre nom : un dossier de vente complet, un dossier de location complet, des rapports d’assemblée générale démontrant votre intervention, des échanges de courriels/courriers relatifs à la gestion... 

Ces cours d’e-learning incluent la matière de base utile à tout agent immobilier. Que vous soyez actif comme courtier ou comme syndic, vous devez réussir les cours qui vous sont imposés durant votre stage.

Les cours que vous devez suivre dépendent du moment de votre inscription sur la liste des stagiaires. Vous pouvez voir dans votre compte quels cours vous avez déjà réussis, lesquels sont obligatoires et où vous en êtes.  

À noter que si un cours vient s’ajouter pendant votre stage, vous n’êtes pas tenu de le suivre (mais nous vous le conseillons bien sûr). Nous mettons constamment à jour les cours existants. Vérifiez donc régulièrement l’offre afin de rester informé de l’actualité des sujets proposés.

Vous avez commencé votre stage avant 2019 ? Nous vous conseillons alors de suivre tous les cours en e-learning. Afin de savoir lesquels sont vraiment obligatoires dans votre cas, vous pouvez envoyer un e-mail vers stage@ipi.be. Vous trouverez les attestations des cours d’e-learning suivis dans la rubrique « attestations de formation » de votre compte.