Pendant le stage : quelles informations compléter dans votre agenda de stage et quels cours suivre ?

Pour vous donner une idée de ce qu'est une annexe pertinente, nous avons réalisé deux listes non exhaustives de documents pouvant être téléchargés (une liste pour le courtage et une liste pour le syndic). Données à titre indicatif, elles contiennent une série d'exemples qui peuvent vous servir d'inspiration. 

Veillez également à ce que vos annexes soient variées et démontrent votre implication personnelle dans le cadre de l'activité en question. Attention, le téléchargement des annexes reprises dans les listes ne garantit toutefois pas leur approbation par les membres de la Chambre exécutive ni la réussite du test d'aptitude pratique.

Traitement des annexes : un exemple. Vous souhaitez joindre vos recherches dans le cadre d'un dossier de vente. Créez une seule annexe contenant : 1) la demande de certificat PEB organisée par vos soins (un e-mail, par exemple) + ledit certificat PEB complet, 2) la demande d’extrait urbanistique organisée par vos soins + l’extrait, 3) tous les autres documents de ce dossier de vente. Intitulez cette annexe : constitution du dossier de vente.

Liste pour un stage en tant que courtier

Vente

• rapport d’estimation
• mission de courtage (en agence - hors agence)
• recherches pour la constitution du dossier de vente : PEB, renseignements urbanistiques, matrice cadastrale, contrôle des installations électriques, aléa d’inondation, informations réclamées au syndic en cas de vente d’un appartement, etc.
• publication (obligation d’information)
• offre / acceptation de l’offre
• contrat de vente sous seing privé / compromis de vente
• résiliation amiable du compromis de vente
• calcul des frais d’acquisition

Location

• mission de courtage (en agence - hors agence)
• recherches dans le cadre de la constitution du dossier de location : PEB, attestation de conformité, etc.
• état des lieux (d’entrée – de sortie)
• contrat de bail (bail résidentiel – bail commercial – location pop-up – bail de droit commun - mise à disposition)
• enregistrement du bail
• garantie locative
• indexation du loyer (calcul + notification)
• assurance incendie
• décompte au locataire
• renon (occupation personnelle/fin de bail/… )
• résiliation amiable du bail
• annexe au contrat de bail

Liste pour un stage en tant que syndic

• offre en vue de la désignation comme syndic
• contrat de syndic
• convocation à l’assemblée générale + ordre du jour + procuration
• procès-verbal de l’assemblée générale (assemblée générale ordinaire – assemblée générale extraordinaire)
• liste des présences à l’assemblée générale / l’assemblée générale extraordinaire
• documents comptables d’une AC : bilan, rapport financier (= état des comptes d’une AC)
• budget des dépenses ordinaires et extraordinaires
• décompte (global – individuel)
• invitation à payer (provision, part du capital de réserve, etc.)
• lettre de rappel des arriérés
• réponse au notaire en cas de vente d’un lot d'une copropriété
• présentation des informations du syndic (à fournir à un agent immobilier-courtier dans le cadre d’un dossier de vente)
• rapport de réception d'une nouvelle construction
• documents concernant les interventions techniques ou les assurances
• rapport du conseil de copropriété, rapport du commissaire aux comptes
• ROI
• PEB parties communes
• inventaire amiante parties communes

Liste pour un stage en tant que régisseur

Vous pouvez effectuer un stage de régisseur dans la colonne des courtiers ou dans la colonne des syndics.

Effectuez-vous (également) des activités de régisseur dans le cadre de votre stage ? Voici une liste non-exhaustive de documents que vous pouvez télécharger :

• mission de régisseur (en agence - hors agence)
• rapport d’estimation
• publication (obligation d’information)
• mission de courtage (en agence - hors agence)
• recherches dans le cadre de la constitution du dossier de location : PEB, attestation de conformité, etc.
• état des lieux (d’entrée – de sortie)
• contrat de bail (bail résidentiel – bail commercial – location pop-up – bail de droit commun - mise à disposition)
• enregistrement du bail
• garantie locative
• indexation du loyer (calcul + notification)
• assurance incendie
• actes de gestion technique des immeubles gérés 

Attention ! Les e-mails échangés entre le stagiaire et le maître de stage sont à éviter. Ne soyez pas trop brefs non plus, et évitez par exemple d'indiquer que vous avez passé quelques heures sur "l'administration et les courriers électroniques". Afin d'être plus précis, ajoutez davantage de détails (par exemple le nom des biens concernés dans le cadre de l'activité enregistrée) et n'hésitez pas à y ajouter une annexe. 

Certains documents peuvent contenir des données à caractère personnel. Il s’agit de toutes les données pouvant être reliées à une personne (nom mais aussi adresse, adresse e-mail, numéro de compte...). 

Pour ce faire, vous devez tenir compte d’un certain nombre de règles contenues dans le RGPD. Voici ce que cela signifie concrètement pour vous en tant que stagiaire : 

1) vous devez informer l’intéressé de la mention de ses données personnelles dans votre outil de stage. Le plus simple, pour ce faire, est de reprendre une mention de la politique de confidentialité de votre agence de stage informant l’intéressé de l’utilisation possible de ses données personnelles dans l’outil de stage (et, par conséquence, lors du test d’aptitude oral à l’IPI). 

2) vous devez prévoir une procédure pour les personnes désirant s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles. N’oubliez donc pas de mentionner dans la politique de confidentialité l’adresse e-mail à laquelle les personnes concernées peuvent envoyer leurs objections éventuelles. 

3) vous devez tenir compte de la mention éventuelle de catégories particulières de données à caractère personnel. Il s’agit des données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale. Cela concerne aussi par ailleurs les données génétiques, les données biométriques et les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Le traitement de ce type de données est interdit, sauf si vous obtenez l’autorisation explicite de l’intéressé. Prenons l’exemple d'une personne souffrant d’un handicap, qui veut solliciter votre aide pour trouver une maison en location adaptée à ses besoins. 

Ces cours d’e-learning incluent la matière de base utile à tout agent immobilier. Que vous soyez actif comme courtier ou comme syndic, vous devez réussir les cours qui vous sont imposés durant votre stage.

Les cours que vous devez suivre dépendent du moment de votre inscription sur la liste des stagiaires. Vous pouvez voir dans votre compte quels cours vous avez déjà réussis, lesquels sont obligatoires et où vous en êtes.  

À noter que si un cours vient s’ajouter pendant votre stage, vous n’êtes pas tenu de le suivre (mais nous vous le conseillons bien sûr). Nous mettons constamment à jour les cours existants. Vérifiez donc régulièrement l’offre afin de rester informé de l’actualité des sujets proposés.

Vous avez commencé votre stage avant 2019 ? Nous vous conseillons alors de suivre tous les cours d'e-learning. Afin de savoir lesquels sont vraiment obligatoires dans votre cas, vous pouvez envoyer un e-mail à stage@ipi.be. Vous trouverez les attestations des cours d’e-learning suivis dans la rubrique « attestations de formation » de votre compte.