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Pourquoi l’outil de stage n’est pas associé à votre agenda de travail

Pourquoi l’outil de stage n’est pas associé à votre agenda de travail

Créé le 25/10/2021
Dernière mise à jour 25/10/2021

De temps à autres, certains stagiaires (et parfois maîtres de stage) nous demandent s'il est possible de lier l’agenda présent dans l'outil de stage à des agendas de travail ou à un logiciel immobilier. La logique sous-jacente est généralement la suivante : « il ne faudrait plus procéder à autant de copier-coller ». Mais il n'y aura pas de telle liaison.

Objectifs de l’outil de stage

Revenons à la source. Nous avons élaboré l'outil de stage avec un certain nombre d'objectifs concrets et délibérés. Ces objectifs constituent l’essence de l’outil de stage et restent le fil rouge suivi au gré des développements ultérieurs.

Nous voulions par exemple en finir avec la lourde procédure des classeurs. Rassembler correctement votre documentation de stage dans un classeur, parfois dans deux classeurs, à ranger dans une boîte à apporter deux fois à Bruxelles pendant votre stage, soit par vos propres moyens, soit en confiant cette tâche au bureau de poste le plus proche, à vos frais... Ce sont tout de même des pratiques d'un autre temps.

Par ailleurs, nous voulions automatiser notre communication sur les « to do » qui vous concernent, en votre qualité de stagiaire ou de maître de stage, compte tenu des centaines de stage se déroulant en parallèle. Nous voulions accorder la priorité aux questions des stagiaires et des maîtres de stage.

Enfin, nous voulions mettre bien plus l'accent sur la réflexion. Notre souhait consiste à lancer dans l'outil stage un certain nombre d’amorces à destination des deux parties, de manière implicite ou explicite, afin de les inciter à prendre un peu de recul et à réfléchir au stage et aux activités de stage. En effet, il est crucial d’effectuer un bon stage, varié et riche en apprentissages, non seulement pour votre examen écrit et oral, mais aussi pour toute la carrière d'agent immobilier qui vous attend.

Un agenda de stage, pas un agenda de travail

La première raison pour laquelle nous ne prévoyons pas de liaison est la suivante : ce que nous attendons de votre part, ce n’est pas que vous copiez votre agenda de travail dans l'outil de stage, mais bien que vous y établissiez un agenda de stage. C'est d'ailleurs le principe suivi dès la naissance du projet d'outil de stage.

La différence entre un agenda de travail et un agenda de stage apparaît plus explicitement si l'on remplace le mot « agenda de stage » par « journal de bord ». Il y a en effet un certain nombre de choses que nous attendons de voir figurer très clairement dans votre agenda, et d’autres pas.

  • Nous ne devons pas connaître les évènements repris à votre planning dans le cadre du stage le 8 octobre, mais bien savoir ce que vous avez fait ce 8 octobre. Il s'agit là d'une différence importante.
  • Un agenda de travail reprend souvent des activités n’ayant rien à voir avec votre stage. Une journée de team building avec votre agence de stage, une absence d'une après-midi pour raisons privées, etc. sont des faits qui ne doivent pas figurer dans votre agenda de stage.
  • Si vous aviez programmé un état des lieux le 18 octobre dans un immeuble situé au 1, rue du Village mais cela a été reporté au 25 octobre, nous ne devons pas voir que vous aviez libéré 2 heures pour ce faire le 18 octobre.
  • Par ailleurs, si vous procédez bien à cet état des lieux le 25 octobre, nous voulons que la description de cet item dans votre agenda reprenne plus d'informations que la simple mention « état des lieux, voir annexe ».
  • De nombreuses personnes utilisent leur agenda pour recevoir un rappel de tâche au bon moment. Nous n'avons pas besoin de cela non plus dans l'outil de stage.

L'objectif consiste à enregistrer les faits pertinents de votre stage, assortis de commentaires, d’un contexte et d’une réflexion. Qu'avez-vous fait ? De quoi s’agit-il ? Quelle était la pertinence dans le cadre de votre stage ou, en d'autres termes : pourquoi cela doit-il se retrouver dans votre agenda de stage ? Y a-t-il eu quelque chose qui sortait de l’ordinaire ? Quelque chose ne s'est-il pas passé comme prévu ? De quelle manière en avez-vous retiré quelque chose ? …

Un simple copier-coller de votre agenda repris dans votre programme de courrier électronique ou dans votre logiciel immobilier ne suffit pas pour votre agenda de stage. Ce que nous attendons est totalement différent. C'est pourquoi une liaison entre les deux n'est pas à l’ordre du jour.

Multiplicité de systèmes d'agenda

Imaginons que nous voulions malgré tout recevoir une copie de votre agenda de travail. La diversité de programmes avec lesquels nous devrions prévoir une liaison est telle que le développement de cette fonctionnalité représenterait des montants exorbitants. Par ailleurs, cela nécessiterait un travail d'analyse gigantesque pour clarifier le mode de fonctionnement de tous ces systèmes, établir si ces systèmes présentent bien des possibilités de liaison, quelles données peuvent et doivent circuler, ce qu’il doit advenir en cas de suppressions ou d'adaptations... Le jeu n’en vaudrait pas la chandelle.

Éléments extérieurs au stage

Autre fait non négligeable : les éléments privés éventuellement présents dans votre agenda de travail ou les évènements liés strictement à l’agence et extérieurs à votre stage ne nous regardent pas. Peut-être cela n’est-il pas votre cas, mais sachez que les utilisations que les gens peuvent faire de leur agenda de travail peuvent être des plus variées.

En bref, gardez ceci en mémoire :

La prochaine fois que vous complèterez votre agenda de stage, retenez les points suivants ci-après.

 

  • L'outil de stage facilite avant tout un parcours d'apprentissage et, dans une certaine mesure, un parcours professionnel, mais absolument pas un parcours de copiage.
  • Votre agenda de stage constitue un rapport établi a posteriori et non un planning élaboré au préalable. C'est la raison pour laquelle vous ne pouvez pas placer dans votre agenda de stage d'activités importantes à venir.
  • Nous attendons de vous de la réflexion et du contexte. Il ne suffit pas, dès lors, de stocker dans votre outil de stage une pile de courriels et de clore le travail en y affectant l’intitulé « administration et e-mails », vide de sens. En soi, les échanges de mails ont bien leur place s'ils s'avèrent pertinents et concrets, si vous effectuez une réflexion sur le sujet ou s'ils vous aident à illustrer ce que vous avez fait, le problème que vous avez résolu...
  • L'agenda de stage mais aussi les formulaires d'évaluation ont été élaborés notamment dans l'optique de vous inviter à réfléchir sur votre stage.
  • C'est un fait : le stage est une période qui nécessite un travail de documentation. Auparavant, lorsqu'il fallait encore constituer des classeurs, c’était déjà le cas. Concentrez-vous sur ce qui est important !
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