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Coronavirus : impact du Covid-19 sur le fonctionnement de votre agence

Coronavirus : impact du Covid-19 sur le fonctionnement de votre agence

Créé le 17/03/2020
Dernière mise à jour 06/09/2021

Dans cette FAQ, nous essayons de répondre le plus clairement possible à vos questions relatives à l'impact du Covid-19 sur vos activités.

L'Institut est considéré comme une "juridiction administrative" . Nous assurons donc la continuité de nos missions et services. Les audiences disciplinaires et administratives ainsi que les tests de compétence et les tests d'aptitude écrits et oraux se dérouleront normalement dans le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale nécessaires. Nous vous invitons à veiller à porter un masque buccal, à respecter la distanciation sociale et à vous laver régulièrement les mains.
Si vous devez vous rendre à l’Institut mais que vous avez été placé en quarantaine, ne venez sous aucun prétexte et restez chez vous ! Il en va de notre sécurité à tous. Si vous ne pouvez vous présenter, nous vous demandons simplement de nous en avertir au préalable. A noter qu’une attestation médicale doit nous être transmise en cas de convocation à un examen oral ou à une audience devant la Chambre exécutive ou Chambre d’appel.

Général

Qu'en est-il de mon obligation de formation pour cette année ?

La règle actuelle relative à la formation permanente reste en vigueur et inchangée. Il vous est loisible de vous former via les e-learning IPI (lesquels comptent pour maximum 2 heures par an) mais aussi via les webinaires dont l'offre a été fortement élargie. N'hésitez pas à consulter l'offre de formation sur notre site : www.ipi.be/formation.

Qu'en est-il des audiences, examens et tests de compétence prévus à l'IPI ?

Nous continuons à assurer nos missions et services. Les audiences disciplinaires et administratives ainsi que les tests de compétence et les tests d'aptitude écrits et oraux se dérouleront normalement dans le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale nécessaires.

Nous tenons à vous assurer que nous mettons tout en œuvre pour que la distanciation sociale soit respectée et que votre passage à l’IPI se fasse dans les meilleures conditions possibles. Mais vous aussi vous avez un rôle à jouer ! C’est pourquoi nous prions les personnes qui doivent venir en nos bureaux de lire attentivement les consignes suivantes :

  • Il est obligatoire de se désinfecter les mains dès leur arrivée à l’IPI. Pour ce faire, nous avons placé un gel désinfectant dans le hall d’entrée du bâtiment ;
  • Ceux qui sont malades (symptômes grippaux ou autres) doivent rester chez eux et nous prévenir de leur absence ;
  • La distanciation sociale doit être respectée (aucun contact physique et distance de minimum 1,5m entre les personnes) ;
  • Le port d’un masque buccal est obligatoire ;
  • Pour les tests de compétence et examens (écrits et oraux), il faut se munir de son propre bic ;
  • Il y a lieu de suivre scrupuleusement les instructions affichées en interne.
Comment puis-je organiser l'exercice de mes activités ainsi que l'ouverture de mon agence ?

Vous êtes tenu de :
 

  • mettre à disposition les produits nécessaires à l'hygiène des mains et prendre les mesures d'hygiène nécessaires pour désinfecter régulièrement l'établissement et le matériel utilisé ;
  • désigner et faire connaître une personne de contact pour que les consommateurs et le personnel puissent signaler une éventuelle contamination par le coronavirus COVID-19 afin de faciliter le tracing des contacts ;
  • assurer une bonne aération de votre agence ;
  • fournir des informations claires et visibles sur les mesures de prévention en vigueur ;
  • veiller à ce que toutes les personnes âgées de 10 ans et plus portent un masque buccal au sein des espaces accessibles au public.


Télétravail

Le télétravail est obligatoire dans le secteur privé, sauf si la nature de la fonction ou la continuité des activités ne le permettent pas. Un jour de présence au travail par semaine par membre du personnel est autorisé jusqu'au 19 décembre 2021. À partir du 20 décembre, le nombre de jours de retour au travail sera porté à maximum deux par membre du personnel. 

Chaque mois (période novembre-décembre-janvier) les employeurs (à quelques exceptions près) doivent remplir une déclaration en ligne pour indiquer combien de personnes ils occupent au sein de leur entreprise ainsi que le nombre de travailleurs exerçant une fonction incompatible avec le télétravail. Les employeurs doivent remplir la déclaration du télétravail relative à leur entreprise via le portail de la sécurité sociale. Les FAQ concernant cette application sont consultables sur cette même page.

Gestion

Je suis un syndic. Qu'en est-il des assemblées générales ?

Le Comité de concertation s'est une nouvelle fois réuni le 26 novembre en vue d'adopter une série de décisions visant à ralentir la propagation du coronavirus. Les mesures énoncées ci-dessous sont entrées en vigueur ce samedi 27 novembre 2021 et sont applicables jusqu'à nouvel ordre. Le prochain Comité de concertation devrait avoir lieu le 15 décembre. Ces derniers jours, l'incertitude a plané autour de l'organisation des assemblées générales. Vous trouverez ci-dessous les éclaircissements reçus depuis de la part des cabinets compétents.


Après plusieurs jours d’atermoiements, les autorités nous informent que la tenue en présentiel des assemblées générales au sein des copropriétés est interdite, étant considérées comme des « réunions privées ». Les assemblées générales hybrides sont également interdites. Seule reste momentanément la possibilité d’organiser les assemblées générales de manière entièrement digitale.

Les FAQ du gouvernement ont été mises à jour comme suit :

Le Comité de concertation a décidé que les réunions privées sont interdites, sous réserve des exceptions mentionnées. Bien que l’assemblée générale de copropriété soit une obligation légale, les assemblées générales de copropriété sont des réunions privées et ne peuvent donc pas avoir lieu physiquement, sauf si elles se tiennent dans une résidence privée. Elles doivent donc être organisés numériquement. S’il n’est pas possible d’organiser la réunion par voie numérique, ces réunions peuvent légalement être reportées à une date ultérieure, lorsque les mesures actuelles ne seront plus applicables. Dès que les mesures permettent à nouveau une assemblée générale en présentiel, ces réunions doivent être organisées dans les meilleurs délais.

Au vu des implications pour les syndics, le secteur plaide pour que des solutions concrètes leur soient proposées. Il a notamment été demandé au Ministre de la Justice de réintroduire les mesures relatives à l’assouplissement temporaire de l’exigence d’unanimité visant à faciliter la procédure écrite. Nous ne manquerons pas de vous tenir informés dans ce dossier !

En pratique, le syndic et les copropriétaires se retrouvent dans une situation de force majeure. 

Cette force majeure implique :

  • L'annulation de toutes les assemblées générales dans les semaines à venir ;
  • Le Comité de concertation interprète la loi Pandémie comme suit : l'arrêté prime pendant sa période d'application. Sur cette base, le Comité de concertation soutient que toutes les assemblées générales peuvent être reportées jusqu'à la fin de la période pendant laquelle cet arrêté est en vigueur. Ensuite, il faudrait les "rattraper". Le Comité de concertation ne précise pas le délai dans lequel les assemblées générales doivent être tenues, mais indique que cela doit être fait "dès que possible" ;
  • Le mandat du syndic, des membres du conseil de copropriété, des vérificateurs aux comptes, ... doit, selon nous, être considéré si nécessaire comme prolongé pour cause de force majeure. Toute autre interprétation impliquerait que des immeubles pourraient se retrouver sans syndic, conseil de copropriétés, commissaires, etc. ;
  • Pour le prochain exercice, il sera préférable de travailler avec des douzièmes provisoires.

Stage

Quelles sont les conséquences du lockdown sur le stage ?

Compte tenu des circonstances exceptionnelles, la Chambre exécutive prolongera automatiquement le stage, pour les stagiaires inscrits dans la colonne des courtiers, de la période complète concernée par les restrictions gouvernementales. Cette période s'étend actuellement du 1er novembre au 13 décembre. En tant que stagiaire courtier, vous ne devez pas en faire la demande, la procédure est automatique.

Attention, seul le statut est prolongé, les stages ne sont pas suspendus. Les stagiaires qui ont toujours la possibilité de travailler peuvent bien évidemment continuer.

En ce qui concerne les stagiaires inscrits dans la colonne des syndics, une prolongation n'est pas à l'ordre du jour étant donné qu'ils peuvent poursuivre la plupart de leurs tâches. 

Pour clarifier la situation :

  • Le stage comporte l'équivalent de 200 jours ou 1500 heures à prester. La prolongation accordée par la Chambre exécutive aux stagiaires courtiers leur permettra de disposer d'un peu plus de temps pour effectuer les jours/heures requis. En concertation avec le maître de stage, le stagiaire peut continuer à travailler dans les prochains jours/semaines, que ce soit via courrier/mail/téléphone, à domicile ou dans l'agence (à bureaux fermés) ; 
  • Les heures ou jours travaillés pendant ce nouveau lockdown peuvent être pris en compte dans le stage et peuvent être encodés dans l'outil de stage (obligatoire uniquement pour les stages postérieurs au 1/01/2019).

Si vous vous posez des questions plus générales sur le stage, allez consulter la FAQ sur notre site.

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