Collaborez avec l’Institut : voici notre conseil ! Bien qu’une plainte puisse vous paraître de prime abord injustifiée, voire farfelue, il est important pour l’assesseur juridique* d’obtenir vos observations sur celle-ci afin d’analyser la version des deux parties. Votre collaboration lui permet également, lorsque cela est justifié, de classer sans suite la plainte, et d’expliquer au plaignant en quoi vous avez bien fait votre travail et respecté vos obligations déontologiques. En effet, les dossiers classés sans suite par l’assesseur juridique (une moyenne de 2/3 des dossiers) le sont toujours avec une motivation, à savoir la raison pour laquelle les griefs avancés ne sont pas retenus. A contrario, un défaut de réponse pourrait justifier un renvoi devant la Chambre exécutive, alors que dans certains cas, si l’assesseur avait pu prendre connaissance de votre argumentation, une convocation à l’audience aurait pu être évitée.
De qui pourrait émaner cette plainte ?
Tout un chacun est libre d’en déposer une. Il s’agit principalement de consommateurs (vos clients, un potentiel acquéreur, un copropriétaire, …) mais elle peut également émaner d’un confrère, d’un notaire, du service Dépistage de l’Institut, d’UNIA, …
Comment ?
Dès réception de la plainte, un numéro de registre lui est attribué et un dossier est constitué. Le traitement des plaintes est digitalisé via un formulaire sur le site de l’IPI. L’objectif est de permettre aux plaignants de structurer celle-ci en reprenant la liste des griefs qu’ils reprochent à l’agent et d’y joindre les pièces justificatives permettant de les établir.
Déroulement de la procédure ?
• La procédure est entièrement écrite. Vous recevrez une copie de la plainte et des pièces y relatives afin de pouvoir y répondre et de nous faire part de votre point de vue ;
• Un délai de 15 jours, sauf exception dans des cas graves, vous est généralement accordé pour répondre. Si vous ne pouviez envoyer celle-ci dans le délai requis pour différentes causes (maladie, congé, …) il est important de le communiquer au secrétariat de la Chambre, un délai complémentaire pouvant, suivant les cas, être accordé ;
• Votre première réponse peut être concise tout en étant complète, d’autant plus que l’assesseur juridique, dans le cadre de son instruction, pourra toujours vous interroger à nouveau s’il souhaite obtenir des informations complémentaires.
Des questions ?
N’hésitez jamais à contacter le secrétariat de la Chambre exécutive qui se tient à votre disposition pour répondre à toutes questions sur le déroulement de la procédure.
* (avocat chargé du traitement du dossier)