Je suis un syndic. Qu'en est-il des assemblées générales maintenant que le lockdown est terminé ? Report légal ?

Le ministre Koen Geens a déclaré dans une directive du 21 mai que les assemblées générales pouvaient à nouveau être organisées. Selon cette directive, il est permis de réunir des personnes pour une assemblée générale, à condition que la salle soit suffisamment grande pour garantir la distance d'un mètre et demi entre les copropriétaires. 

Les assemblées générales qui n'ont pas pu avoir lieu pendant la période de lockdown décrétée à partir du 10 mars 2020 en raison des mesures restrictives du confinement doivent avoir lieu dans les cinq mois suivant le 30 juin 2020. . De cette manière, les syndics pourront également faire le pont durant les mois d'été, si les assemblées ne peuvent pas avoir lieu. Pendant ce report, la continuité est assurée : les mandats du syndic et des membres du conseil de copropriété sont prolongés jusqu'à la prochaine assemblée générale. Ils continuent à exercer leurs fonctions, dans la mesure du possible dans le cadre de la réglementation en vigueur. A noter qu'il est toujours possible de se défaire de son syndic ou de demander au tribunal de désigner un syndic provisoire.

Suite au Conseil national de sécurité du 27 juillet dernier et au durcissement des mesures, nous avons questionné le ministre quant à la tenue des assemblées générales. La réponse de son cabinet est claire : rien ne change. L’assemblée générale de copropriétaires est toujours considérée comme une activité professionnelle. En d'autres termes, elles ne sont pas interdites et peuvent / doivent avoir lieu.

La position du ministre concernant le nombre de participants reste également inchangée. C'est précisément parce qu'une assemblée générale est une activité professionnelle que les règles sur les bulles sociales ne sont pas appliquées. En principe, il n'y a pas de nombre maximum de participants, pour autant que les mesures de sécurité prévues dans le guide sectoriel soient respectées. 

Le ministre a également fait un certain nombre de suggestions pour agir de manière "créative" dans le cadre juridique existant :

  • Toutes les réunions peuvent être minutieusement préparées sur la base de contacts téléphoniques/vidéos préalables. Sur cette base, il est possible de voir si un consensus peut être atteint, ce qui permet de mener la procédure par écrit et dès lors, de pouvoir prendre une décision à l'unanimité. Sinon, la réunion peut se dérouler physiquement, mais éventuellement avec un débat limité ou en se concentrant sur les points de discussion les plus importants et pour lesquels un accord préalable n'a pas pu être trouvé.
  • Les copropriétaires qui ne souhaitent pas participer à l'assemblée ne sont pas obligés de le faire. S'ils souhaitent prendre part aux décisions, ils peuvent donner une procuration. Cela ne sera pas possible partout, ni ne doit être l'objectif, mais cela montre qu'il est possible de réduire le nombre de participants sachant qu'une personne peut représenter maximum 5 autres. Il est également important de signaler aux copropriétaires que l'octroi de procurations présente l'avantage de permettre d'atteindre le quorum, afin qu'une décision plus importante puisse être prise. 
  • Si le quorum n'est pas atteint, une deuxième réunion peut être organisée comme le prévoit la loi. Bien que ce ne soit pas l'idéal, c'est une solution envisageable au vu des circonstances exceptionnelles.
  • En combinaison avec les procurations, une réunion "hybride" peut avoir lieu, en partie sur place, en partie par vidéo. Les copropriétaires qui le souhaitent peuvent suivre l'assemblée par vidéo et même participer aux discussions. Comme il n'est pas possible de voter par vidéo, cela peut être fait par l'intermédiaire d'un mandataire qui participe sur place. Cette méthode offre certainement des avantages pour une copropriété où certains copropriétaires ne veulent pas participer physiquement à l'assemblée tandis que d'autres le veulent.
  • Il est important de communiquer aux syndics et aux copropriétaires que tant que les règles les plus importantes d'hygiène de base et de distance sont garanties, le risque de contamination reste faible.
  • Compte tenu des suggestions ci-dessus, il est particulièrement essentiel que les syndics engagent un dialogue avec les copropriétaires afin d'évaluer quelle est la meilleure voie à suivre pour une copropriété spécifique.
14 août 2020