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Coronavirus : impact du Covid-19 sur le fonctionnement de votre agence

Coronavirus : impact du Covid-19 sur le fonctionnement de votre agence

Créé le 17/03/2020
Dernière mise à jour 06/09/2021

Dans cette FAQ, nous essayons de répondre le plus clairement possible à vos questions relatives à l'impact du Covid-19 sur vos activités.

L'Institut est considéré comme une "juridiction administrative" . Nous assurons donc la continuité de nos missions et services. Les audiences disciplinaires et administratives ainsi que les tests de compétence et les tests d'aptitude écrits et oraux se dérouleront normalement dans le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale nécessaires. Nous vous invitons à veiller à porter un masque buccal, à respecter la distanciation sociale et à vous laver régulièrement les mains.
Si vous devez vous rendre à l’Institut mais que vous avez été placé en quarantaine, ne venez sous aucun prétexte et restez chez vous ! Il en va de notre sécurité à tous. Si vous ne pouvez vous présenter, nous vous demandons simplement de nous en avertir au préalable. A noter qu’une attestation médicale doit nous être transmise en cas de convocation à un examen oral ou à une audience devant la Chambre exécutive ou Chambre d’appel.

Général

Qu'en est-il de mon obligation de formation pour cette année ?

La règle actuelle relative à la formation permanente reste en vigueur et inchangée. Il vous est loisible de vous former via les e-learning IPI (lesquels comptent pour maximum 2 heures par an) mais aussi via les webinaires dont l'offre a été fortement élargie. N'hésitez pas à consulter l'offre de formation sur notre site : www.ipi.be/formation.

Qu'en est-il des audiences, examens et tests de compétence prévus à l'IPI ?

L'Institut est considéré comme une "juridiction administrative" . Nous assurons donc la continuité de nos missions et services. Les audiences disciplinaires et administratives ainsi que les tests de compétence et les tests d'aptitude écrits et oraux se dérouleront normalement dans le respect des mesures d'hygiène et de distanciation sociale nécessaires.

Nous tenons à vous assurer que nous mettons tout en œuvre pour que la distanciation sociale soit respectée et que votre passage à l’IPI se fasse dans les meilleures conditions possibles. Mais vous aussi vous avez un rôle à jouer ! C’est pourquoi nous prions les personnes qui doivent venir en nos bureaux de lire attentivement les consignes suivantes :

  • Il est obligatoire de se désinfecter les mains dès leur arrivée à l’IPI. Pour ce faire, nous avons placé un gel désinfectant dans le hall d’entrée du bâtiment ;
  • Ceux qui sont malades (symptômes grippaux ou autres) doivent rester chez eux et nous prévenir de leur absence ;
  • La distanciation sociale doit être respectée (aucun contact physique et distance de minimum 1,5m entre les personnes) ;
  • Le port d’un masque buccal est obligatoire ;
  • Pour les tests de compétence et examens (écrits et oraux), il faut se munir de son propre bic ;
  • Il y a lieu de suivre scrupuleusement les instructions affichées en interne.
Comment puis-je organiser l'exercice de mes activités ainsi que l'ouverture de mon agence ?

Une nouvelle phase dans la lutte contre le coronavirus COVID-19 entre en vigueur. Le gouvernement met l'accent sur la responsabilité individuelle de chacun, abandonnant progressivement l'accent mis sur les limitations. Toutefois, il est important de toujours appliquer les mesures de précaution de base :
 

  • Le travail à domicile n'est plus fortement recommandé, mais le Comité de concertation invite les entreprises à intégrer structurellement le télétravail dans leur organisation du travail.
  • Le port d'un masque buccal ne constitue plus une obligation standard. Cela s'applique également aux visites de biens et aux journées portes ouvertes; Cependant, le port du masque constitue toujours une mesure de précaution importante. Continuez à en porter un lorsque la distanciation sociale n'est pas possible. Dans les autres situations, vous êtes bien sûr libres de continuer à porter un masque buccal par précaution et de demander à vos clients et visiteurs d'en porter un également ;
  • Les nouvelles mesures marquent la fin des restrictions en ce qui concerne le fait de recevoir des personnes à la maison ou dans le cadre d’activités dans un contexte organisé. Cela signifie que vous ne devez également plus limiter le nombre de personnes lors de la visite d’un bien ou de l'organisation de journées portes ouvertes.

 

Vous êtes également tenu de : 

  • mettre à disposition les produits nécessaires à l'hygiène des mains et prendre les mesures d'hygiène nécessaires pour désinfecter régulièrement l'établissement et le matériel utilisé ;
  • désigner et faire connaître une personne de contact pour que les consommateurs et le personnel puissent signaler une éventuelle contamination par le coronavirus COVID-19 afin de faciliter le tracing des contacts ;
  • veillez à assurer une bonne aération de votre agence ;
  • fournir des informations claires et visibles sur les mesures de prévention en vigueur.

Compte tenu de l'assouplissement des mesures restrictives liées au COVID-19, nous vous informons également que le guide sectoriel du FS 323 et le protocole sectoriel pour les visites de biens rédigés à la suite du Comité de concertation du 20 août ne seront plus mis à jour. Il n'est donc plus obligatoire de s'en remettre à eux pour l'organisation des activités immobilières.

En cas de détérioration de la situation et si les mesures prises par le secteur immobilier sont à nouveau renforcées, il est possible que les protocoles redeviennent applicables. Nous vous informerons bien entendu en temps utile de l'évolution de la situation.

Compte tenu du taux de vaccination plus faible dans certaines communes, le gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a indiqué qu’il n’appliquerait pas une série d’assouplissements à partir du 1er septembre, notamment en matière de restauration et de télétravail.

Gestion

Je suis un syndic. Qu'en est-il des assemblées générales ?
Il est à nouveau autorisé d'organiser des assemblées générales physiques. L'organisation des assemblées générales doit également être centrée sur la responsabilité individuelle de chacun. Les précautions de base doivent donc toujours être gardées à l'esprit. D'un point de vue général, le port d'un masque buccal lors d'une AG n'est pas obligatoire si l'on tient compte des règles de distanciation sociale, c'est-à-dire une distance de 1,5 mètre entre chaque participant. Lorsqu'ils se déplacent, les participants doivent porter leur masque ; une fois assis, le masque peut être retiré si la distance sociale est respectée.

 

En date du 18 décembre 2020, le Parlement a adopté le projet de loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du Covid-19. Ce projet comprend les dispositions sur l'organisation des assemblées générales en copropriété pendant la pandémie de coronavirus. La loi a été publiée le 24 décembre au Moniteur belge. Les mesures prévues par la loi précitée ont été prolongées jusqu’au 30 septembre 2021 par arrêté royal du 24 juin 2021. Les mesures liées à l'assouplissement temporaire de l'exigence de l'unanimité dans les procédures écrites et la possibilité de reporter l'AG prendront fin le 30 septembre prochain. Il s'agit là d'une date définitive. À partir du 1er octobre, l'exigence de l'unanimité pour les procédures écrites sera rétablie et il ne sera plus possible de reporter une AG. Le syndic disposera par contre toujours du choix d'organiser l'assemblée générale physiquement, entièrement numériquement ou de manière hybride.

 

Nous récapitulons pour vous les 3 dispositions importantes de cette loi :

    1. Les assemblées générales qui devaient avoir lieu entre le 1er octobre 2020 et le 30 septembre 2021 peuvent être reportées d’un an, c’est-à-dire à la période de 15 jours suivant la période prévue dans le règlement d’ordre intérieur. Cela vaut également pour les assemblées générales qui ont été reportées lors de la première vague de confinement (conformément à l’article 2 de l’arrêté royal n ° 4 du 9 avril 2020) et auraient dû avoir lieu au plus tard le 30 novembre 2020. 

Il est important de noter qu’en cas de report de l’assemblée générale, la durée des mandats des syndics, membres des conseils de copropriété et commissaires aux comptes nommés par décision de l’assemblée générale ainsi que le contrat entre le syndic et l’association des copropriétaires sont prolongés de plein droit jusqu’à la première assemblée générale qui sera tenue après cette période.

Le budget pour le nouvel exercice est provisoirement réputé être égal au budget pour le fonds de roulement de l’exercice précédent. À cette fin, les syndics peuvent aussi, en conformité avec les décisions de l’exercice précédent, réclamer les provisions nécessaires aux copropriétaires.

    2. Un assouplissement temporaire de l'exigence d'unanimité vise à faciliter la procédure écrite pour les AG. En effet, les AG écrites pourront ainsi, jusqu'au 30 juin 2021, prendre des décisions avec le quorum de présence « classique » (comme dans le cas d'une AG physique). La décision peut être valablement prise lorsque plus de la moitié des membres de l’association des copropriétaires participe au vote et à condition qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. Les décisions sont prises selon les mêmes règles de majorité qu’une AG physique. Le syndic recevra les bulletins de vote par courrier ou par voie électronique dans les 3 semaines suivant l'envoi de la convocation. En cas d'urgence et pour autant que cela soit indiqué dans la convocation, le délai de 3 semaines sera ramené à 8 jours après la date de la convocation.

    3. Il est également important que la loi prévoie la possibilité d'organiser des assemblées générales digitales. Il est précisé que les copropriétaires ont la possibilité de participer aux assemblées générales autant physiquement qu’à distance. Cela comprend toutes les techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences vidéo. Il est toutefois essentiel que la convocation prévoie cette possibilité. 

 

  • Les points 1 et 2 ci-dessus entrent en vigueur "rétroactivement" le 1er octobre 2020. Ils resteront en vigueur jusqu'au 30 septembre 2021. 
  • Le point 3 est entré en vigueur le 24 décembre 2020.

 

Stage

Quelles sont les conséquences du lockdown sur le stage ?

Compte tenu des circonstances exceptionnelles, la Chambre exécutive prolongera automatiquement le stage, pour les stagiaires inscrits dans la colonne des courtiers, de la période complète concernée par les restrictions gouvernementales. Cette période s'étend actuellement du 1er novembre au 13 décembre. En tant que stagiaire courtier, vous ne devez pas en faire la demande, la procédure est automatique.

Attention, seul le statut est prolongé, les stages ne sont pas suspendus. Les stagiaires qui ont toujours la possibilité de travailler peuvent bien évidemment continuer.

En ce qui concerne les stagiaires inscrits dans la colonne des syndics, une prolongation n'est pas à l'ordre du jour étant donné qu'ils peuvent poursuivre la plupart de leurs tâches. 

Pour clarifier la situation :

  • Le stage comporte l'équivalent de 200 jours ou 1500 heures à prester. La prolongation accordée par la Chambre exécutive aux stagiaires courtiers leur permettra de disposer d'un peu plus de temps pour effectuer les jours/heures requis. En concertation avec le maître de stage, le stagiaire peut continuer à travailler dans les prochains jours/semaines, que ce soit via courrier/mail/téléphone, à domicile ou dans l'agence (à bureaux fermés) ; 
  • Les heures ou jours travaillés pendant ce nouveau lockdown peuvent être pris en compte dans le stage et peuvent être encodés dans l'outil de stage (obligatoire uniquement pour les stages postérieurs au 1/01/2019).

Si vous vous posez des questions plus générales sur le stage, allez consulter la FAQ sur notre site.

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