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L’agréation d’une personne morale

L’agréation d’une personne morale

Créé le 25/04/2018
Dernière mise à jour 01/06/2018
Depuis le 1er septembre 2013, l’IPI agrée des personnes morales en tant qu’agent d’immobilier, pour autant qu’elles satisfassent à une série de conditions. L’agréation individuelle est maintenue.

Il s’agit d’une faculté, non d’une obligation. Les personnes physiques qui exercent la profession ont toujours l’obligation de disposer d’une agréation IPI individuelle. L'agréation IPI est strictement personnelle et n’est « transmissible » ni à un tiers ni à une personne morale. 

Toute personne exerçant des activités d’agent immobilier en qualité d’indépendant (comme gérant, administrateur ou associé) doit disposer d’un numéro IPI propre.

Conditions

Pour pouvoir être agréée, la personne morale doit remplir certaines conditions (voir art. 10 de la loi organisant la profession d’agent immobilier) :

  1. tous les gérants, administrateurs, membres du comité de direction et de façon plus générale, les mandataires indépendants qui interviennent au nom et pour compte de la personne morale, doivent être des agents immobiliers agréés IPI ;
  2. son objet et son activité doivent être limités à la prestation de services relevant de l’exercice de la profession d’agent immobilier et ne peuvent pas être incompatibles avec celle-ci ;
  3. si elle est constituée sous la forme d’une société anonyme ou d’une société en commandite par actions, ses actions doivent être nominatives ; // au moins 60 % des actions ainsi que des droits de vote doivent être détenus, directement ou indirectement, par des agents immobiliers agréés IPI ; toutes les autres actions peuvent uniquement être détenues par des personnes physiques ou morales, signalées à l’Institut, exerçant une profession qui ne soit pas incompatible ; ces personnes morales ou les bénéficiaires effectifs ne peuvent pas avoir fait l’objet des condamnations suivantes : peine criminelle, peine d’emprisonnement sans sursit d’au moins un an pour un des délits repris dans l’article 1 de l’arrêté royal nr. 22 du 24 octobre 1934 relatif à l’interdiction à certains condamnés et faillis d’exercer certaines fonctions, professions et activités et qui autorise les tribunaux de commerce à appliquer une telle interdiction ; une amende pénale d’au moins 2 500 euros avant l’application des décimes additionnelles, en raison de violations de la législation sur la prévention du blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;
  4. la personne morale ne peut détenir de participations dans d’autres sociétés ou personnes morales à caractère autre qu’exclusivement professionnel. L’objet social et les activités de ces sociétés ne peuvent pas être incompatibles avec la fonction d’agent immobilier.

Attention : Les employés travaillant dans des agences immobilières n’ont pas besoin d’être inscrits à l’IPI, sauf si elles ont également la qualité de gérant, administrateur ou associé au sein de la société.

Checklist des documents nécessaires

Pour que la demande puisse être traitée par la Chambre exécutive, elle doit être accompagnée de l’ensemble des informations demandées. Par « l’ensemble des informations demandées », nous entendons les documents suivants :

 1. Formulaire de demande et formulaire de renseignements

Munissez-vous du formulaire « demande d’inscription d’une personne morale ». Vous trouverez également un « formulaire de renseignement » en annexe à ce formulaire.

Veuillez toujours indiquer le nom et le prénom de tous les mandataires indépendants (gérants, administrateurs, membres du comité de direction) de la société à côté de chaque signature en bas du formulaire.

Le formulaire de demande et le formulaire de renseignements, accompagnés des documents énumérés ci-dessous, doivent être envoyés par lettre recommandée à l’Institut. Nous vous invitons à compléter ces formulaires de préférence par ordinateur.

 2. Acte de constitution ou statuts coordonnés

Veuillez annexer à la demande l’acte de constitution (s’il s’agit d’une personne morale nouvellement constituée) ou la version coordonnée la plus récente des statuts ou les nouveaux statuts tels qu’ils ont été établis et déposés au greffe après leur modification la plus récente (signés et cachetés par le greffe ou le notaire).

Attention : le procès-verbal de l’assemblée générale (extraordinaire) qui a décidé de procéder à une modification des statuts n’est pas suffisant.

 3. Copie du registre des parts

Veuillez joindre une copie bien lisible de l’intégralité du registre des parts (y compris la fiche d’identification/couverture). Les noms et adresses des associées doivent être bien lisibles, de même que les données au sujet de l’inscription du capital, des acquisitions et des transferts des parts. La tenue minutieuse d’un registre des parts est, pour la plupart des sociétés, une obligation imposée par le Code des sociétés. 

 4. Copie de la publication au Moniteur belge des mandataires indépendants

Veuillez annexer à la demande une copie de la publication au Moniteur belge de la nomination des gérants, administrateurs, membres du comité de direction et, de manière générale, des mandataires indépendants de la personne morale.

5. Extrait du casier judiciaire

Veuillez joindre à la demande un extrait du casier judiciaire de toutes les personnes physiques qui ne sont pas membres de l’IPI mais qui sont bien actionnaires dans la personne morale pour laquelle la demande d’agréation IPI est introduite. Cet extrait ne peut pas dater de plus de trois mois.

6. Vérification de l’inscription à la banque-carrefour des entreprises (BCE) des personnes morales et des personnes physiques

Une société nouvellement créée doit, après dépôt au greffe, être enregistrée via un guichet d’entreprise. Cet enregistrement doit être effectué avant d’introduire la demande d’agréation de la personne morale auprès de l’IPI.

Si vous reprenez une société existante, nous vous invitons à vérifier si les différentes administrations (TVA, ONSS...) ont transmis correctement les activités (codes NACEBEL) lors de l’inscription de la personne morale à la BCE et à les faire rectifier le cas échéant. Pour les agents immobiliers, ces codes NACEBEL spécifiques sont d’application.

7. Preuve du paiement des frais de dossier

 Les frais de dossier doivent être versés sur le compte bancaire IBAN BE 42 2100 7181 9054 de l’IPI à Bruxelles avec la mention du nom, de la forme juridique et du numéro d’entreprise de la personne morale. Retrouvez ici les frais de dossier pour cette année.

Veuillez annexer une copie de la preuve de paiement à la demande.

8. Agents immobiliers stagiaires

Un agent immobilier stagiaire ne peut constituer une personne morale ou en être associé, gérant, administrateur, ou membre du comité de direction que s’il s’agit d’une personne morale au sein de laquelle il exerce la profession avec son maître de stage ou avec une personne physique inscrite au tableau des agents immobiliers.   

Assurance collective

Les personnes morales auprès desquelles les membres IPI exercent leurs activités d’agents immobiliers ou une fonction de direction sont également assurées par la police d’assurance collective (voir art.1.2. de la police d’assurance collective).

Concernant la police d’assurance IPI, il n’est pas nécessaire de communiquer les noms des sociétés.

Attention : les activités autres que liées à celles d’agents immobiliers ne sont pas assurées par la police de l’IPI, même dans le chef de la société. Donc, si au sein de la société d’autres activités sont exercées, comme celle de promoteur immobilier, celle-ci ne sera pas couverte par la police d’assurance de l’IPI. C’est à vous de conclure une assurance séparée.
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