Aide en cas d’annexes trop volumineuses

En tant que stagiaire, vous passez beaucoup de temps à compléter et à mettre au point votre agenda de stage. C’est d’ailleurs logique, car vous souhaitez pouvoir atteindre sans encombre l'étape du test d’aptitude pratique de fin de stage à l’issue de votre stage. Mais que faire quand un fichier est trop volumineux pour être téléchargé dans l'agenda?

Expliquons d’abord pourquoi la taille des fichiers ne peut pas dépasser une certaine limite. Pour que la plate-forme sur laquelle se trouve la zone des comptes (et donc aussi l’agenda des stages) reste performante, nous devons limiter la taille des fichiers qu’un stagiaire peut télécharger.

Rappelons qu’environ 2.000 stages sont en cours. Si les 2.000 stagiaires téléchargent chacun 100 annexes de 20 mégabytes, nous devrions prévoir 4 millions de Mo ou 4.000 gigabytes d’espace de stockage en ligne, à intégrer de manière fonctionnelle dans la zone des comptes. Maintenant que les pièces jointes sont beaucoup moins nombreuses, nous disposons d'un espace supplémentaire pour augmenter la limite.

En mai 2023, nous avons augmenté la limite de fichiers à 10 Mo.

Pour vous donner une idée de ce qui peut être téléchargé sans dépasser la limite de 10 Mo,

• Sachez qu’un document PDF de 10 Mo pourra contenir en moyenne 2500 pages de texte.
• Si vous scannez un document en noir et blanc, à une résolution de 300 dpi (ce qui est largement suffisant), vous pourrez scanner en moyenne 150 pages avant d’atteindre la barre des 10 Mo.
• Un fichier PDF de 10 Mo peut contenir un livre électronique entier ou un dossier immobilier complet en couleur s'il est scanné correctement.
• Par contre, une photo atteindra vite cette limite. Ne scannez donc pas vos documents en tant que photos !

Les 10 Mo devraient certainement suffire, surtout si vous suivez les conseils de cet article afin que vos fichiers PDF prennent le moins de place possible.

Nous ne demandons pas que chaque annexe que vous ajoutez soit un document d’une centaine de pages. Certainement pas ! L'objectif est que vous téléchargiez des documents pertinents.

Mieux vaut un document concis illustrant ou appuyant clairement le contenu de la description (il peut s’agir d'une page extraite d’un compromis de vente ou d’un rapport d’assemblée générale) qu’un compromis de vente ou un rapport d’AG dans son intégralité que nous devrons éplucher par la suite pour savoir en quoi cette annexe apporte une plus-value à votre dossier de stage.

C’est la pertinence du document téléchargé qui importe, et non sa taille. Ne noyez pas la/les page(s) concernée(s) entre 50 autres !

Si vous avez vérifié la pertinence d’un document mais que celui-ci reste trop volumineux, consultez les possibilités suivantes pour réduire la taille d’un document.

Un fichier PDF peut parfois être alourdi « de façon artificielle », surtout s’il est scanné. Si vous scannez un document au format PDF et que celui-ci s’avère très lourd, vérifiez les paramètres suivants dans votre scanner ou votre télécopieur. Nous ne pouvons pas examiner chaque appareil en détail et ne donnerons donc que des informations et directives générales. N’hésitez pas à vérifier vous-même les options de votre appareil.

DPI

« Dots per inch » (dpi) est l’unité utilisée pour désigner la qualité d’une image sur papier. Plus il y a de dpi, plus le nombre de « points » contenus dans un « pouce » (2,54 cm) augmente, ce qui améliore la qualité du document mais augmente également sa taille en mégabytes.

Voici quelques lignes directrices :

• Une qualité de 300 dpi est considérée comme idéale pour copier un document de n’importe quelle nature : texte, plans, photos... .
• 200 dpi peuvent suffire également pour scanner un document de façon parfaitement lisible, mais cette qualité atteindra parfois ses limites dans le cas d’images contenant des lettres, comme des plans ou des photos. Déterminez vous-même ce dont vous avez besoin et vérifiez si votre scan est correct.
• Si vous voulez agrandir un petit document, vous avez besoin d’une résolution supérieure à la moyenne. Exemple extrême : pour copier une carte de visite au format A4, il est préférable de choisir une résolution nettement supérieure à 300 dpi.
• Dans la majorité des cas, il sera inutile d’aller au-delà des 300 dpi et déconseillé de descendre sous les 150.

Couleurs / Noir et blanc

Lorsque vous scannez un document qui ne comporte que du texte ou dans lequel les images ou les couleurs ne sont pas importantes, scannez-le en noir et blanc. Un texte noir enregistré comme une combinaison de couleurs est plus « lourd » qu’un texte noir simplement composé de couleur noire. Vérifiez les éventuelles autres options de votre scanner pouvant impliquer un traitement couleurs non désiré.

Scanner en tant que texte

L’idéal est que votre scanner soit en mesure de reconnaître un texte comme tel. Lorsqu’un texte est enregistré en tant que texte (« la lettre e »), le document est beaucoup plus petit que lorsque ce même texte est enregistré sous forme d’image (« une combinaison spécifique de traits qui, disposés de cette manière, forment la lettre e »). Pour la plupart des documents, des options telles que « Scanner en tant que document » ou « Scanner en tant que texte » suffisent.

Comme écrit plus haut dans cet article, l’option « Scanner en tant que photo » est à exclure ! Pourquoi ? Pour faire très court : lorsque votre appareil pense devoir scanner une photo, il passe en revue toute la surface et enregistre chaque petit point sans exception, comme requis pour une photo. Il ne fait donc aucune distinction entre ce qui est blanc et ce qui ne l’est pas... Tout le fond blanc de la page est donc aussi enregistré, millimètre par millimètre. En revanche, si le scanner sait qu’il s’agit d’un « document », un algorithme permet d’optimaliser le scan et, par exemple, de ne scanner que les zones « non blanches », donc imprimées. 

Adobe Acrobat DC est la norme de l’industrie pour le traitement des fichiers PDF. Quiconque utilise ce logiciel dispose de l’application la plus simple (certes payante) pour réduire des fichiers PDF. En bref, voici le cheminement à suivre : « Fichier > Enregistrer sous un autre > Fichier PDF de taille réduite ».

Acrobat Reader peut être téléchargé gratuitement mais ne propose pas cette fonctionnalité.

Sur wikiHow, vous trouverez davantage d’explications sur d’autres programmes, qui peuvent être utilisés (à vos propres risques).

Vous avez reçu un fichier PDF, de la part d’un collègue par exemple, et vous ne disposez pas du document initial sur papier ou au format Word ? Plusieurs options s’offrent à vous pour extraire une ou plusieurs page(s) du PDF et les enregistrer séparément.

Regardez cette courte vidéo (en anglais) expliquant comment extraire et enregistrer facilement une ou plusieurs pages d'un document PDF.

Si vous voulez enregistrer un document Word au format PDF, vous devez certainement pouvoir arriver sous la barre des 4 MB. 

(Instructions pour Office 2016 et 365)

• Ouvrez votre document
• Cliquez sur « Fichier » en haut de la page
• Cliquez sur « Enregistrer sous Adobe PDF »
• Choisissez un nom et un emplacement pour votre fichier
  • Le bouton « Options » à côté de « Enregistrer » est actif ? Dans ce cas, vous pouvez réduire encore la taille de votre document en décochant certaines options ou en modifiant l'étendue des pages pour n’enregistrer qu’une partie du fichier.
• Cliquez sur « Enregistrer »

Vous n’avez pas l’option « Enregistrer sous Adobe PDF » ?

• Ouvrez votre document
• Cliquez sur « Fichier » en haut de la page
• Cliquez sur « Enregistrer sous »
• Choisissez un emplacement et un nom
• Ne sélectionnez pas « Document Word » comme type de fichier, mais sélectionnez l’option « PDF » dans le menu déroulant.
• Cliquez sur « Enregistrer »

Le fichier est encore trop grand ?

• Répétez les étapes 1 à 5 et cliquez ensuite sur le lien « Plus d’options... » au lieu d’enregistrer.
• Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option « Taille minimale (publication en ligne) dans la rubrique « Optimiser pour ».
• Vous pouvez éventuellement encore rectifier l’une ou l’autre chose en cliquant sur « Options ». 

En suivant ces différentes étapes, nous avons pu créer des fichiers PDF d’une centaine de pages contenant principalement du texte, dont la taille allait de 1,5 MB (première méthode) à 0,8 MB (deuxième méthode).

Vous rencontrez encore des problèmes ? Cet article de Microsoft Office Support fournit une explication complète pour chaque version de Word (y compris pour les utilisateurs de Mac).

Sur le site Internet Apple Support, les utilisateurs de Mac trouveront un article expliquant de manière concise comment réduire un PDF dans « Aperçu ».